Epost som kommunikasjonsform er vel så gammel som undertegnede, og ryktet om dens død er og forblir overdrevet. Daglig sendes det over 191 milliarder eposter per dag, et tall som forventes å vokse med 3% årlig resten av dette tiåret. Selv om privatbruken synker oppveies dette av rask vekst i næringslivet (som jeg også sa for to år siden, da mange var ute og spådde epostens død). Så effektiv er eposten fremdeles at Fastcompany.com nylig kom med følgende anbefaling:
Email should be a focal point, too. “Plus your emails get delivered more than 90% of the time, while your Facebook posts get delivered 2% of the time—and no one’s looking over your shoulder telling you what you can and can’t say in your emails,” writes Elliott. “If you have to choose between adding a subscriber to your email list or gaining a new Facebook fan, go for email every time.” To recap: Don’t tweet. Don’t waste your time on Facebook. Email still works. Sounds great.
Det er mange årsaker til at eposten holder stand mens f.eks. USENET måtte gi tapt. En av de mest innlysende er innovasjon: Dagens epost er et ganske annet beist enn det jeg sendte mine første private meldinger med for 25 år siden. Jeg tar telt litt etter, og er kommet til seks innovasjoner frem til i høst, som hver på sin måte har bidratt til å holde epostkommunikasjonen gående.
Mye har skjedd “under panseret”. Ved første øyekast skiller jo ikke grensenittet til mitt GMail-vindu seg veldig fra tidlige epostklienter som Eudora (Windows 95-versjonen ses nedenfor): man har listen over mapper i venstre marg, menylinje på toppen og innkommende eposter i et stort vindu til høyre.
Men likhetene til tross håndteres epost på en helt annen måte idag. I 1995 var epost noe man lastet ned til én maskin, og gjerne slettet fra server i etterkant. Da POP-standarden ble erstattet av IMAP ble epost liggende på server, og kunne i tillegg synkroniseres til flere enheter. Uten den nyvinningen ville aldri smarttelefonen blitt en viktig epostplattform.
Det andre gjennombruddet var webmail. Grensesnitt og funksjonalitet ble den samme uavhengig av operativsystem. Webmail gjorde det også lettere å fase inn ny funksjonalitet, samt utruste alle med innebygd antivirus og virkelig effektive spamfiltre (enhver som kan huske spamhelvetet for ti-femten år siden må kunne være enig i at f.eks. GMails spamfilter reddet epost fra en altfor tidlig død).
Den fjerde epostrevolusjonen oppdaget jeg via Opera Mail, som viste meg at epostsøk kunne erstatte mappeorganisering. Tross disse endringene gjensto et hovedproblem – for mange legitime eposter. Dette forsøkte Google å løse med et grep som man kanskje kan kalle en halvveis revolusjon, da det på langt nær er blitt noen standard: filtrering av epost til ulike faner merket “Primary”, “Social”, “Promotions” osv.
Filteret er effektivt nok til at innboksen stort sett bare inneholder eposter sendt fra én person spesifikt til deg (i motsetning til f.eks. epostlister). Ulempen er at man jevnlig må klikke på fanene for å sjekke hva som er kommet inn. Jeg var derfor klar for en oppgradering, og den fikk jeg til gagns forleden uke med Google Inbox.
Jeg tar utgangspunkt i Android-appen (men webgrensesnittet er nesten identisk likt), der startvinduet vises over. Borte er listen i venstre marg, menylinjen øverst og listen over allerede lest epost. Du kan velge å ha tidligere lest epost liggende på startskjermen, men systemet legger opp til at du skal ta den ut av syne når den er ferdig behandlet. Det gjøres ved å klikke den lille haken oppe til høyre i det grå feltet.
Ellers ser man her et eksempel på det innebygde filteret i Inbox: En reklamemelding fra Hafslund er lagt i en mappe kalt “Reklame”. Ja, for mappene er ikke helt borte. Klikker du på menysymbolet oppe til venstre i det blå feltet får du frem en liste som inneholder mapper og andre valg – scroll nedover og du kommer blant annet til “Reklame”.
Men igjen: systemet legger ikke opp til at du bruker det på denne måten. Tanken er åpenbart at du først og fremst skal bruke søket. Også her har Google gjort kraftige forbedringer. Søkefunksjonen er blitt mye smartere, og vil blant annet hente frem de mest relevante delene av visse kategorier med eposter, som billettbestillinger og sporing av nettkjøp. Når jeg f.eks. søker på “norwegian” får jeg opp følgende:
Siden søket ble gjort etter at flyturen var fullført, er terminal- og utgangsdata blanket ut. I dagene før en reise vil Inbox etter beste evne forsøke å fylle inn denne og annen oppdatert informasjon om reisen (den uthevede informasjonen blir også prydet med et bilde av reisemålet, for å gjøre det ekstra enkelt å følge med). Jeg antar at Google her benytter seg av data som du også kan finne via google.com/flights, forøvrig.
Den viktigste knappen når man skal sende epost er den store, røde nede til høyre på skjermen. Trykker man på den, får man normalt fem valg (“Inviter til Inbox” forsvinner når programmet er ute av beta), der de tre øverste tydeligvis er epostadresser man ofte skriver til (som man ser gjenstår det noe arbeid med funksjonaliteten). Pluss-knappen er en del av Googles nye designprogram, og den finnes også igjen i apper som Maps, Documents og Calendar.
Interessant nok finner du altså igjen plussknappen på samme sted i webversjonen av Inbox (det finnes ikke noe frittstående program for Windows eller OS X). Her prøver Google seg på Microsoft-løsningen med å ha samme grensesnitt på mobil og PC, en løsning jeg i prinsippet er for og som i praksis fungerer godt her.
Ulike brukere vil ha ulike behov, men for meg er den nyttigste nyvinningen snooze-knappen. Enhver epost du mottar kan utsettes til et senere tidspunkt ved å klikke på et lite klokkesymbol. Eposten forsvinner dermed ut av syne, og dukker ikke opp igjen i Inbox før angitt klokkeslett. For en som – i likhet med meg – har mange eposter som forholder seg til oppdrag et stykke inn i fremtiden (jeg får ofte forelesningsbestillinger et år i forveien eller mer) er dette svært nyttig. Ute av syne, ute av sinn, som kjent.
Legg merke til at du også kan velge sted for når du skal påminnes om noe. Jeg har ennå ikke prøvd dette, men ideen virker svært praktisk. Det er ikke alltid du vet når du kommer til å være i nærheten av et sted der du skal gjøre noe viktig, og nå kan altså Inbox minne deg på det. Hvis du isteden velger å skrive en påminnelse, kan du forøvrig bruke samme grensesnitt for å utsette den til riktig tid eller sted.
Påminnelsesfunksjonen er i virkeligheten en forenklet ToDo-liste, og for meg fungerer denne løsningen godt. Jeg har ikke veldig avanserte ToDo-behov, og har derfor aldri klart å dra nytte av apper som AnyDo og Wunderlist. Men når mine enkle gjøremål spretter opp på hovedskjermen i en app jeg uansett bruker hele tiden, er sjansen for at de utløser handling fra min side langt større.
Det tok meg noen dager å oppdage det som kanskje er hovedtanken bak hele programmet: Inbox Zero, et konsept utviklet av produktivitetseksperten Merlin Mann der målet er å ha en så tom innboks som mulig. Det i sin tur vil føre til at ansatte bruker langt mindre tid på epostbehandling. Mann mener at vi bør gjøre ett av følgende med alle eposter: slette, delegere, svare, utsette eller handle. Det bør skje til faste tider, og så sant eposten kan behandles på under to minutter bør det skje umiddelbart. “Action this day”, som Churchill skrev.
De tre første punktene innfris godt av alle moderne epostklienter: De gjør det lett å slette, delegere og svare. Utsettelse er som sagt løst på en smart måte i Inbox, og ved å legge påminnelser i samme grensesnitt er det også lettere å utløse handling. Et artig designgrep fra Googles side er nok et hint om at man har tenkt på Inbox Zero ved utformingen av Inbox. Når du har arkivert all gammel epost og svart på eller utsatt all ny epost, møtes du ikke av en tom skjerm men dette.
Når du når Inbox Zero, “belønnes” du altså med en fin liten sol. Det er ingen liste over allerede leste eposter som krever din oppmerksomhet, ingen mapper i venstre marg eller faner på toppen av siden som trygler om å bli sett på. “Trykk på den røde knappen om du vil ha noe gjort, eller lukk meg” er appens enkle budskap.
Jeg tipper det er her brukerne vil skiller lag. Hittil har Inbox basert seg på invitasjoner, og jeg har derfor hatt muligheten til å følge opp dem jeg har delt ut invitasjoner til. Responsen er interessant: det er enten kjærlighet eller hat nærmest fra første stund. Til sjuende og sist handler det kanskje mest om hvordan vi liker å organisere arbeidet vårt.
Jeg har aldri hørt til “no mess, no progress”-skolen. Jeg blir distrahert av for mye rot på skrivebordet, eller for den saks skyld av lister over tidligere leste eposter på skjermen foran meg. Det er sikkert grunnen til at jeg har slik sans for Chrome OS, som ikke lar deg legge noe som helst på skrivebordet. Og det er uten tvil grunnen til at jeg blir oppløftet av å se den gule Google-sola i Inbox.
Men samtidig vet jeg andre jobber på en andre måter. For dem vil det minimalistiske grensesnittet og Googles stadig mer påtrengende forsøk på automatisere eposthverdagen sikkert virke avskrekkende. Jeg har derfor liten tro på at GMails klassiske grensesnitt er i ferd å fases ut. Det er ikke engang sikkert at Inbox bevarer sin nåværende form – Google er kjent for å droppe prosjekter de ikke er fornøyd med. Men at deler av teknologien vi finner under panseret på Inbox etterhvert blir vanlig i all epostkommunikasjon, det er jeg ganske overbevist om.
Leave a Reply